Mã vạch EAN-13 là gì? Giải mã “chứng minh thư” của mọi sản phẩm

Nói thật lòng, mỗi lần đi siêu thị hay cửa hàng tiện lợi, bạn có để ý cái “vạch đen trắng” trên mỗi món hàng không? Cái đó chính là Mã Vạch EAN-13 Là Gì và tại sao nó lại quan trọng đến vậy? Hôm nay, dân tình mình cùng nhau mổ xẻ cái “chứng minh thư” bé tí teo này nhé!

Nhiều người cứ nghĩ mã vạch chỉ là mấy cái đường kẻ lằng nhằng, quét một cái là ra tiền. Đúng là nó liên quan đến tiền bạc thật, nhưng câu chuyện đằng sau nó thì hay ho hơn nhiều. Nó là cả một hệ thống, một ngôn ngữ chung giúp thế giới buôn bán vận hành trơn tru đấy.

Nếu bạn đang kinh doanh, dù lớn hay nhỏ, hay chỉ đơn giản là người tiêu dùng muốn hiểu rõ hơn về sản phẩm mình mua, thì việc biết mã vạch EAN-13 là gì cực kỳ hữu ích. Đừng ngại, nó không phức tạp như bạn tưởng đâu.

Cứ như mình nói chuyện với nhau ngoài quán nước vậy thôi, mình sẽ làm rõ mọi thứ về cái loại mã vạch phổ biến nhất hành tinh này. Bắt đầu thôi nào!

Mã vạch EAN-13 là gì mà “phủ sóng” khắp nơi?

Đơn giản mà nói, mã vạch EAN-13 là gì? Nó là một loại mã số mã vạch được dùng để nhận dạng sản phẩm bán lẻ trên toàn cầu. Cái tên EAN-13 là viết tắt của European Article Number (nay thuộc hệ thống GS1 toàn cầu) và số 13 đằng sau ý chỉ nó có 13 chữ số.

Bạn cứ hình dung thế này, mỗi người chúng ta có một số căn cước công dân (hoặc CMND cũ) riêng biệt, đúng không? Mã vạch EAN-13 cũng y chang vậy đó, nó là một dãy số duy nhất gắn liền với một loại sản phẩm cụ thể của một nhà sản xuất cụ thể. Nhờ nó mà người ta phân biệt được sản phẩm này với sản phẩm kia một cách nhanh chóng, chính xác.

Hệ thống mã số mã vạch này ra đời làm thay đổi cả ngành bán lẻ và logistics. Trước đây, nhân viên thu ngân phải gõ tay từng mã sản phẩm hoặc tra cứu giá rất mất thời gian và dễ sai sót. Giờ thì “tít” một cái là xong!

Nó không chỉ giúp thanh toán nhanh hơn đâu, mà còn hỗ trợ quản lý kho hàng, kiểm kê hàng hóa, theo dõi nguồn gốc sản phẩm… Nói chung là “nhỏ mà có võ” thật!

Cấu tạo “nhỏ bé mà có võ” của mã vạch EAN-13

Vậy cái “chứng minh thư” 13 số này được cấu tạo như thế nào? Đừng nhìn mấy cái vạch đen trắng mà thấy rối, thực ra đằng sau đó là một logic sắp xếp rất khoa học. Mã vạch EAN-13 bao gồm 13 chữ số, được chia thành các phần có ý nghĩa riêng.

Hãy bóc tách từng phần một nhé, giống như mình đọc thông tin trên chứng minh thư vậy đó.

Mã quốc gia (hoặc vùng lãnh thổ)

Ba chữ số đầu tiên của mã vạch EAN-13 là mã quốc gia (hoặc vùng lãnh thổ). Ví dụ, sản phẩm sản xuất tại Việt Nam thường bắt đầu bằng các số từ 893. Sản phẩm từ Mỹ, Canada hay Anh có thể bắt đầu bằng số khác.

Số này do tổ chức GS1 toàn cầu cấp cho mỗi quốc gia thành viên. Nó giống như mã vùng điện thoại của một quốc gia vậy đó. Nhìn vào 3 số này là biết ngay “em nó” đến từ đâu.

Mã doanh nghiệp

Tiếp theo là một dãy số dùng để nhận dạng doanh nghiệp, nhà sản xuất hoặc nhà nhập khẩu. Số lượng chữ số của phần này có thể khác nhau tùy thuộc vào quy định của từng quốc gia và số lượng sản phẩm mà doanh nghiệp đó đăng ký mã vạch.

Mã doanh nghiệp này cũng do GS1 tại quốc gia đó cấp. Ví dụ, ở Việt Nam là GS1 Việt Nam. Nó đảm bảo mỗi doanh nghiệp có một “ký hiệu” riêng biệt, không trùng với ai.

Mã sản phẩm

Đây là phần quan trọng nhất, dùng để phân biệt các mặt hàng khác nhau của cùng một doanh nghiệp. Mỗi loại sản phẩm (ví dụ: sữa tươi Vinamilk loại 1 lít, sữa tươi Vinamilk loại 2 lít, sữa chua Vinamilk…) sẽ có một mã sản phẩm riêng biệt.

Doanh nghiệp tự đặt mã sản phẩm cho từng loại hàng hóa của mình. Phần này cùng với mã doanh nghiệp tạo nên sự độc nhất vô nhị cho từng sản phẩm trên thị trường. Giống như số thứ tự hộ khẩu trong cùng một gia đình vậy đó.

Cấu tạo chi tiết và ý nghĩa của mã vạch EAN-13

Số kiểm tra (Check Digit)

Số cuối cùng trong dãy 13 số là số kiểm tra. Số này được tính toán dựa trên 12 chữ số đứng trước theo một thuật toán nhất định.

Mục đích của số kiểm tra là để đảm bảo khi quét mã vạch, dữ liệu được đọc đúng. Máy quét sẽ tính toán lại số kiểm tra dựa trên 12 số đầu và so sánh với số kiểm tra cuối cùng. Nếu hai số này khớp nhau thì dữ liệu quét được coi là chính xác. Nó giống như một cơ chế “tự kiểm tra” của mã vạch vậy.

“Số kiểm tra trong mã vạch EAN-13 đóng vai trò như một lớp bảo vệ đơn giản nhưng hiệu quả,” ông Trần Văn Minh, một kỹ sư giải pháp mã vạch tại Hà Nội chia sẻ. “Nó giúp giảm đáng kể khả năng đọc sai dữ liệu do lỗi in ấn hay hỏng hóc nhỏ trên mã vạch, đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin sản phẩm khi xử lý.”

Mã vạch EAN-13 khác gì với anh em nhà UPC?

Nhiều người hay nhầm lẫn giữa mã vạch EAN-13 và mã vạch UPC-A. Trông chúng khá giống nhau, đều là vạch đen trắng và số. Nhưng thực ra có một điểm khác biệt nhỏ đấy.

UPC-A (Universal Product Code) là loại mã vạch phổ biến ở Bắc Mỹ (Mỹ và Canada). Nó chỉ có 12 chữ số. Còn EAN-13, như mình vừa nói, có 13 chữ số và được sử dụng rộng rãi ở châu Âu và các quốc gia khác trên thế giới, bao gồm cả Việt Nam.

Điểm khác biệt chính nằm ở mã quốc gia. UPC-A không có mã quốc gia rõ ràng hiển thị bên ngoài (chỉ là số “0” ẩn đi), trong khi EAN-13 có 3 số đầu hiển thị mã quốc gia. Tuy nhiên, các hệ thống quét mã hiện đại thường có thể đọc cả hai loại này mà không gặp vấn đề gì.

Việc lựa chọn sử dụng loại mã vạch nào phụ thuộc vào thị trường mục tiêu của sản phẩm. Đối với thị trường Việt Nam và đa phần thế giới, EAN-13 là tiêu chuẩn.

Để hiểu rõ hơn về sự khác biệt giữa các loại mã vạch phổ biến khác như QR Code hay Code 128, bạn có thể tìm hiểu thêm bằng cách tham khảo so sánh các loại mã vạch.

Sao mã vạch EAN-13 lại “phổ cập” đến thế?

Không phải tự nhiên mà mã vạch EAN-13 lại được dùng khắp mọi nơi. Có nhiều lý do khiến nó trở thành “ngôi sao” trong thế giới nhận dạng sản phẩm.

Thứ nhất, nó là một tiêu chuẩn quốc tế. Việc sử dụng cùng một “ngôn ngữ” mã vạch giúp việc trao đổi hàng hóa giữa các quốc gia trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Sản phẩm sản xuất ở Việt Nam mang mã EAN-13 có thể được bán và quét mã dễ dàng ở châu Âu hay Úc chẳng hạn.

Thứ hai, tính đơn giản và hiệu quả. Mã vạch EAN-13 chỉ cần một máy quét đơn giản là có thể đọc được thông tin. Tốc độ quét nhanh, chính xác, giúp tăng năng suất làm việc ở các điểm bán hàng hay trong kho.

Thứ ba, chi phí triển khai tương đối thấp. Doanh nghiệp chỉ cần đăng ký mã số, thiết kế tem nhãn có mã vạch rồi in ra là dùng được. Không cần đầu tư quá nhiều vào hạ tầng phức tạp.

Ngoài ra, sự hỗ trợ của các tổ chức như GS1 toàn cầu và GS1 Việt Nam trong việc quản lý, cấp phát và duy trì hệ thống cũng góp phần vào sự phổ biến của EAN-13. Họ đảm bảo mỗi mã số là duy nhất và hợp lệ trên toàn cầu.

Nguồn gốc ra đời “kỳ diệu” của mã vạch

Bạn có bao giờ thắc mắc cái ý tưởng về mã vạch này từ đâu ra không? Câu chuyện cũng khá thú vị đấy. Ý tưởng ban đầu xuất hiện từ những năm 1930, nhưng mãi đến những năm 1970, công nghệ mã vạch mới thực sự cất cánh, đặc biệt là với sự ra đời của UPC ở Mỹ và sau đó là EAN ở châu Âu.

Năm 1974, gói kẹo cao su Wrigley’s trở thành mặt hàng đầu tiên được quét bằng mã vạch UPC tại một siêu thị ở Ohio, Mỹ. Đó là khoảnh khắc lịch sử đánh dấu sự khởi đầu của kỷ nguyên mã vạch.

EAN được phát triển bởi các nước châu Âu vào cuối những năm 1970 để tương thích và mở rộng hệ thống UPC, thêm vào khả năng nhận diện quốc gia. Dần dần, EAN trở thành tiêu chuẩn chính ở châu Âu và lan rộng ra toàn cầu. Tổ chức quản lý EAN sau này hợp nhất với tổ chức quản lý UPC để tạo thành GS1, tổ chức phi lợi nhuận quản lý các tiêu chuẩn mã số mã vạch trên toàn thế giới.

Lợi ích “không tưởng” khi dùng mã vạch EAN-13

Việc sử dụng mã vạch EAN-13 mang lại vô vàn lợi ích, không chỉ cho doanh nghiệp mà còn cho cả người tiêu dùng và cả nền kinh tế nói chung.

Đối với doanh nghiệp, lợi ích thấy rõ nhất là:

• Tăng tốc độ bán hàng: Thanh toán nhanh “như chớp” ở quầy tính tiền.
• Quản lý kho hiệu quả: Dễ dàng nhập, xuất, kiểm kê hàng hóa. Giảm thiểu thất thoát.
• Giảm sai sót: Quét mã chính xác hơn nhiều so với nhập liệu thủ công.
• Theo dõi sản phẩm: Nắm được thông tin về lô hàng, ngày sản xuất, hạn sử dụng…
• Thu thập dữ liệu bán hàng: Biết được mặt hàng nào bán chạy, bán ở đâu, khi nào… giúp đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn.
• Nâng cao uy tín: Sản phẩm có mã vạch EAN-13 thể hiện sự chuyên nghiệp, tuân thủ tiêu chuẩn.

Còn với người tiêu dùng thì sao?

• Thanh toán nhanh hơn: Không phải chờ đợi lâu khi mua sắm.
• Minh bạch thông tin: Dễ dàng tra cứu thông tin sản phẩm qua các ứng dụng quét mã.
• Độ chính xác: Giảm thiểu sai sót về giá cả khi thanh toán.
• Kiểm tra nguồn gốc: Với một số ứng dụng, có thể kiểm tra nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm.

Có thể nói, mã vạch EAN-13 đã trở thành một phần không thể thiếu trong chuỗi cung ứng hiện đại, từ nhà sản xuất, nhà phân phối, bán buôn, bán lẻ cho đến tay người tiêu dùng cuối cùng.

Làm sao doanh nghiệp có được “chứng minh thư” EAN-13 cho sản phẩm?

Đây là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp mới bắt đầu kinh doanh hay thắc mắc. Ở Việt Nam, để có mã vạch EAN-13 hợp lệ cho sản phẩm của mình, doanh nghiệp cần đăng ký với tổ chức chính thức được GS1 toàn cầu ủy quyền tại Việt Nam, đó là GS1 Việt Nam (thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng – STAMEQ).

Quy trình đăng ký không quá phức tạp, nhưng cần chuẩn bị hồ sơ và làm đúng các thủ tục.

Quy trình đăng ký mã số mã vạch EAN-13 ở Việt Nam

Tóm gọn lại thì các bước cơ bản để đăng ký mã số mã vạch EAN-13 ở Việt Nam thường là:

1. Chuẩn bị hồ sơ: Bao gồm đơn đăng ký, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, danh mục sản phẩm cần đăng ký mã số.
2. Nộp hồ sơ: Nộp trực tiếp hoặc qua bưu điện đến GS1 Việt Nam hoặc các chi nhánh của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng tại các tỉnh thành.
3. Thẩm định và cấp giấy chứng nhận: Cơ quan chức năng sẽ xem xét hồ sơ và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch cho doanh nghiệp.
4. Đóng phí duy trì hàng năm: Doanh nghiệp cần đóng phí duy trì theo quy định để tiếp tục sử dụng mã số đã đăng ký.

Sau khi được cấp mã doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ tự tạo mã sản phẩm cho từng mặt hàng của mình và kết hợp với mã doanh nghiệp, mã quốc gia, số kiểm tra để tạo thành mã vạch EAN-13 hoàn chỉnh, sau đó in lên bao bì sản phẩm hoặc tem nhãn.

Việc đăng ký mã số mã vạch không chỉ là để thuận tiện trong kinh doanh mà còn thể hiện sự tuân thủ quy định pháp luật, nâng cao uy tín thương hiệu.

Đọc mã vạch EAN-13 có khó không? Cách kiểm tra “chuẩn”

Đọc mã vạch EAN-13 thì không hề khó với các thiết bị chuyên dụng. Cái khó là đảm bảo mã vạch được in rõ ràng, đúng tiêu chuẩn để máy quét đọc được một cách chính xác nhất.

Thiết bị “biết đọc” mã vạch EAN-13

Thiết bị phổ biến nhất để đọc mã vạch EAN-13 chính là máy quét mã vạch (hay còn gọi là máy đọc mã vạch). Có nhiều loại máy quét khác nhau, từ loại cầm tay, loại để bàn, đến loại tích hợp vào hệ thống thu ngân hoặc dây chuyền sản xuất.

Công nghệ quét mã vạch cũng đa dạng, có thể dùng tia laser, camera, hoặc công nghệ hình ảnh. Ngày nay, thậm chí smartphone cũng có thể quét mã vạch thông qua các ứng dụng chuyên dụng.

Ngoài ra, để in được mã vạch EAN-13 lên tem nhãn hoặc bao bì sản phẩm một cách chuyên nghiệp và đảm bảo chất lượng quét, doanh nghiệp thường sử dụng các loại máy in mã vạch chuyên dụng. Nếu bạn đang tìm hiểu về cách sử dụng loại máy này, bài viết Hướng dẫn sử dụng máy in mã vạch từ A-Z cho người mới bắt đầu sẽ rất hữu ích đấy.

Kiểm tra thông tin từ mã vạch EAN-13 “đúng chuẩn”

Khi quét mã vạch EAN-13, máy quét sẽ đọc dãy 13 số. Dãy số này là “chìa khóa” để hệ thống máy tính tra cứu thông tin chi tiết về sản phẩm trong cơ sở dữ liệu. Ví dụ, khi quét mã vạch của một chai nước ngọt, hệ thống sẽ dựa vào dãy số đó để biết tên sản phẩm, giá bán, thông tin khuyến mãi (nếu có), tồn kho…

Để kiểm tra thông tin từ mã vạch EAN-13 một cách “chuẩn”, bạn có thể dùng các ứng dụng quét mã vạch trên điện thoại. Những ứng dụng này thường kết nối với các cơ sở dữ liệu sản phẩm (đôi khi cả cơ sở dữ liệu của GS1) để hiển thị thông tin về tên sản phẩm, nhà sản xuất, xuất xứ… Tuy nhiên, độ chính xác của thông tin hiển thị còn phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã công bố thông tin sản phẩm lên các nền tảng tra cứu hay chưa.

Một cách kiểm tra khác là dựa vào 3 số đầu tiên để xác định quốc gia sản xuất (hoặc đăng ký). Ví dụ, mã bắt đầu bằng 893 là của Việt Nam.

Bà Lê Thị Mai Hương, chuyên viên quản lý chất lượng một chuỗi siêu thị lớn, cho biết: “Chúng tôi thường xuyên kiểm tra mã vạch trên hàng hóa nhập kho để đảm bảo tính hợp lệ. Đặc biệt với mã vạch EAN-13, việc tuân thủ cấu trúc và tiêu chuẩn in ấn là cực kỳ quan trọng để tránh sai sót trong quá trình bán hàng và quản lý tồn kho.”

Đôi khi, bạn có thể gặp phải tình huống máy quét không đọc được mã vạch. Nguyên nhân có thể do mã vạch bị mờ, rách, in sai kích thước, hoặc khoảng trống hai bên mã vạch không đủ rộng. Vì vậy, việc Chọn kích thước tem nhãn phù hợp với máy in và đảm bảo chất lượng in là rất quan trọng.

Mã vạch EAN-13 “ngự trị” ở đâu trong đời sống?

Như đã nói ở trên, mã vạch EAN-13 có mặt ở khắp mọi nơi trong đời sống hiện đại, đặc biệt là trong lĩnh vực thương mại.

Ứng dụng “thực tế” của mã vạch EAN-13

• Bán lẻ: Nơi phổ biến nhất bạn thấy mã vạch EAN-13 là ở các siêu thị, cửa hàng tiện lợi. Nó giúp việc thanh toán và quản lý hàng hóa tại điểm bán trở nên dễ dàng.
• Logistics và Kho vận: Mã vạch được sử dụng để theo dõi hàng hóa khi di chuyển từ nhà sản xuất đến kho, rồi đến các điểm bán. Giúp việc nhập, xuất, kiểm đếm hàng trong kho nhanh chóng và chính xác.
• Thương mại điện tử: Khi bạn mua hàng online, mã vạch EAN-13 trên sản phẩm giúp người bán quản lý đơn hàng và tồn kho dễ dàng hơn.
• Y tế: Mã vạch được sử dụng trên thuốc, vật tư y tế để quản lý lô hàng, hạn sử dụng, tránh nhầm lẫn.
• Thư viện: Sách cũng có mã vạch để quản lý mượn trả.

Nói chung, bất cứ nơi nào cần nhận dạng và theo dõi một lượng lớn các mặt hàng khác nhau một cách hiệu quả, người ta đều nghĩ đến việc sử dụng mã số mã vạch, mà EAN-13 là một lựa chọn hàng đầu cho sản phẩm tiêu dùng.

Để in được những mã vạch này lên tem nhãn, bạn sẽ cần đến các phần mềm chuyên dụng. Nếu băn khoăn Máy in tem nhãn dùng được với phần mềm nào?, bạn có thể tìm hiểu thêm nhé.

Tổng kết lại về mã vạch EAN-13

Vậy là chúng ta đã cùng nhau đi một vòng tìm hiểu về mã vạch EAN-13 là gì. Từ cấu tạo, nguồn gốc, lợi ích cho đến cách đăng ký và ứng dụng. Hy vọng qua những chia sẻ hơi xuồng xã này, bạn đã hiểu rõ hơn về “người bạn đồng hành” thầm lặng trên mỗi sản phẩm tiêu dùng.

Mã vạch EAN-13 không chỉ đơn thuần là mấy vạch đen trắng. Nó là một tiêu chuẩn toàn cầu, một công cụ mạnh mẽ giúp tự động hóa quy trình, tăng hiệu quả kinh doanh và mang lại sự thuận tiện cho người tiêu dùng.

Nếu bạn là doanh nghiệp đang có ý định đưa sản phẩm ra thị trường, việc đăng ký và sử dụng mã vạch EAN-13 là điều gần như bắt buộc. Nó thể hiện sự chuyên nghiệp, giúp sản phẩm của bạn dễ dàng tiếp cận các kênh phân phối hiện đại như siêu thị, cửa hàng tiện lợi. Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm in mã vạch sản phẩm chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tạo ra những mã vạch chất lượng, đảm bảo khả năng quét chính xác.

Câu hỏi thường gặp về mã vạch EAN-13

Mã vạch EAN-13 có bao nhiêu số?

Mã vạch EAN-13 có tổng cộng 13 chữ số, bao gồm mã quốc gia, mã doanh nghiệp, mã sản phẩm và số kiểm tra cuối cùng.

EAN-13 và UPC-A khác nhau như thế nào?

Khác biệt chính là số lượng chữ số: EAN-13 có 13 số, UPC-A có 12 số. EAN-13 phổ biến toàn cầu (ngoài Bắc Mỹ), UPC-A phổ biến ở Bắc Mỹ. EAN-13 hiển thị mã quốc gia (3 số đầu), UPC-A có mã quốc gia “0” ẩn.

Mã vạch EAN-13 có chứa thông tin về giá sản phẩm không?

Không, mã vạch EAN-13 chỉ là mã định danh duy nhất cho sản phẩm. Giá sản phẩm được lưu trong cơ sở dữ liệu của cửa hàng và được liên kết với mã số này.

Doanh nghiệp nhỏ có cần đăng ký mã vạch EAN-13 không?

Có, nếu bạn muốn bán sản phẩm của mình trong các kênh phân phối hiện đại như siêu thị, cửa hàng tiện lợi, hoặc xuất khẩu, việc đăng ký mã vạch EAN-13 là cần thiết để sản phẩm được nhận diện và quản lý.

Làm thế nào để kiểm tra mã vạch EAN-13 có hợp lệ hay không?

Bạn có thể kiểm tra 3 số đầu tiên để xác định mã quốc gia có đúng không. Đối với tính hợp lệ của toàn bộ mã số và thông tin liên quan, các ứng dụng quét mã hoặc cơ sở dữ liệu của GS1 có thể hỗ trợ tra cứu (nếu thông tin đã được doanh nghiệp công bố).

Mã vạch EAN-13 có thể làm giả được không?

Việc in ra một dãy vạch giống mã vạch EAN-13 thì có thể, nhưng dãy số đằng sau có hợp lệ hay không, có trùng với mã số đã đăng ký cho một sản phẩm khác hay không thì lại là chuyện khác. Hệ thống quản lý của GS1 đảm bảo tính duy nhất của mỗi mã số đã cấp.

Mỗi loại sản phẩm có một mã EAN-13 riêng hay chung?

Mỗi loại sản phẩm (dù chỉ khác nhau về dung tích, màu sắc, bao bì…) của một doanh nghiệp đều phải có một mã vạch EAN-13 riêng biệt để phân biệt.

Cuối cùng, nếu bạn đang cần tư vấn sâu hơn về các giải pháp mã vạch, máy in tem nhãn hay phần mềm quản lý, đừng ngần ngại liên hệ với chuyên gia nhé.

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP MÃ VẠCH BARTECH

Địa chỉ: CT8C Đại Thanh, Tả Thanh Oai, Thanh Trì, Hà Nội

Hotline: 0355 659 353

Email: [email protected]

Fanpage: https://www.facebook.com/temnhan24h.com.vn

Hy vọng bài viết này giúp bạn hiểu rõ hơn về mã vạch EAN-13 là gì và tầm quan trọng của nó. Chúc bạn luôn thành công!