In tem nhãn mã vạch bị lệch: Nguyên nhân và cách xử lý lỗi nhanh như điện!

Ối trời ơi! Đang in tem nhãn mã vạch để dán hàng mà cứ thấy thông tin bị chạy lung tung, in ra lem nhem, cái mất đầu cái mất đuôi, không nằm gọn trong tem gì cả. Đấy chính là lỗi lệch tem khi in đấy ạ. Chắc chắn ai làm kho, làm bán hàng hay sản xuất dùng máy in tem nhãn đều đã ít nhất một lần gặp phải tình trạng này. Đừng lo lắng! Bài viết này từ Kho máy in nhãn sẽ “bóc phốt” hết nguyên nhân và chỉ bạn cách Xử Lý Lỗi Lệch Tem Khi In chỉ trong vài nốt nhạc.

Tại sao in tem nhãn mã vạch hay bị lệch?

Vấn đề tem nhãn bị lệch khi in từ máy in mã vạch có thể xuất phát từ nhiều lý do “trời ơi đất hỡi” khác nhau. Hiểu rõ nguyên nhân là bước đầu tiên để tìm ra cách xử lý lỗi lệch tem khi in hiệu quả.

Do lắp giấy in không đúng cách

Đây là nguyên nhân “kinh điển” nhất. Giấy in nhãn (decal) được lắp sai hướng, hoặc lắp vào máy mà không điều chỉnh nẹp giấy và nút chặn giấy sát vào cuộn giấy. Khi giấy chạy qua đầu in, nếu không được giữ thẳng hàng sẽ dễ dàng bị trượt sang hai bên, dẫn đến việc mực in bị sai vị trí trên con tem.

Khổ giấy cài đặt trong máy hoặc phần mềm không khớp

File thiết kế tem trên máy tính và cài đặt khổ giấy trong driver máy in hoặc phần mềm thiết kế (như Bartender) không “nói chuyện” cùng ngôn ngữ với khổ giấy thực tế đang lắp trong máy. Máy in không biết chính xác kích thước con tem là bao nhiêu, nên cứ in theo “lệnh” sai, kết quả là nội dung bị đẩy lệch.

Cài đặt trang in bị sai

Các thiết lập liên quan đến trang in như lề, hướng giấy (ngang/dọc), hoặc tỉ lệ phóng to/thu nhỏ trong cài đặt máy in cũng có thể là thủ phạm khiến tem in ra không nằm đúng vị trí mong muốn.

Lỗi cài đặt máy in hoặc phương pháp in

Cài đặt hiệu suất in sai (ví dụ: tốc độ quá nhanh cho loại giấy/mực đang dùng) hoặc sử dụng phương pháp in không tương thích (in nhiệt trực tiếp khi dùng giấy truyền nhiệt, hoặc ngược lại) đôi khi cũng có thể ảnh hưởng gián tiếp đến độ ổn định khi giấy chạy, gây lệch tem.

Giấy và mực lắp chưa chuẩn

Ngay cả việc lắp cuộn giấy (decal in mã vạch) hoặc cuộn mực in (ribbon) không khít, bị lỏng cũng có thể khiến chúng bị “nhảy múa” trong quá trình in, làm cho đầu in đặt mực không đúng chỗ.

Nút chặn giấy chưa sát tem

Nút chặn giấy có vai trò cực kỳ quan trọng trong việc giữ cho cuộn giấy decal luôn thẳng hàng khi đi qua cơ chế in. Nếu nút chặn này không được điều chỉnh sát vào mép cuộn tem thực tế, cuộn giấy sẽ có “không gian” để dịch chuyển, gây lệch tem khi in liên tục.

In từ file PDF hay gặp vấn đề

File PDF là định dạng phổ biến, nhưng khi in tem nhãn từ file PDF, cài đặt mặc định của trình đọc PDF (như Adobe Reader) thường có tùy chọn co giãn trang để vừa với khổ giấy in thông thường (A4, Letter…). Nếu không chú ý và chọn đúng tùy chọn in (như “Kích thước thực” hoặc “Tùy chỉnh tỉ lệ 100%”), file PDF có thể bị co giãn nhẹ, làm sai lệch kích thước tem so với thực tế, dẫn đến lỗi lệch.
Ảnh minh họa lỗi lệch tem khi in trên máy in mã vạch.

Cách xử lý triệt để lỗi lệch tem khi in mã vạch

Sau khi đã “điểm mặt chỉ tên” các nguyên nhân, giờ là lúc chúng ta bắt tay vào xử lý lỗi lệch tem khi in sao cho hiệu quả nhất. Có thể là do lỗi vật lý, lỗi phần mềm hoặc lỗi driver máy in.

Đối với những ai sử dụng hệ điều hành macOS, việc cấu hình máy in tem cho hệ điều hành MacOS cũng cần được thực hiện cẩn thận ngay từ đầu để tránh các vấn đề phát sinh, bao gồm cả lỗi lệch tem.

Kiểm tra và điều chỉnh các yếu tố vật lý

Đầu tiên, hãy kiểm tra lại “ngôi nhà” của cuộn giấy decal bên trong máy in mã vạch.

• Lắp giấy đúng cách: Luôn tuân thủ hướng dẫn lắp giấy cho từng model máy cụ thể. Hầu hết máy in đều có sơ đồ nhỏ hướng dẫn ngay bên trong.
• Tận dụng nẹp giấy và nút chặn: Đây là hai “người bạn” giúp giấy đi đúng đường ray. Nút chặn giấy (thường ở phía sau cuộn giấy) phải được điều chỉnh sát vào mép cuộn decal để giữ nó cố định. Nẹp giấy (thường ở phía trước) giúp định hướng giấy khi ra khỏi đầu in. Điều chỉnh nẹp giấy sao cho nó nằm gần sát hai mép giấy in nhất có thể, nhưng không quá chặt làm kẹt giấy. Mục đích là hạn chế tối đa “không gian tự do” cho cuộn tem di chuyển ngang dọc.
• Kiểm tra cuộn giấy/mực: Đảm bảo cuộn giấy và cuộn mực (nếu dùng phương pháp truyền nhiệt) được lắp khít vào trục, không bị lỏng lẻo hay cọ sát vào thành máy.

Sau khi điều chỉnh vật lý, thử in test vài tem để xem tình hình có cải thiện không nhé.
Kiểm tra và điều chỉnh vật lý để xử lý lỗi lệch tem khi in nhãn.

Sửa lỗi lệch tem do cài đặt phần mềm Bartender

Bartender là phần mềm thiết kế và in tem mã vạch cực kỳ phổ biến. Nếu bạn đang dùng Bartender mà bị lệch tem, khả năng cao là do cài đặt kích thước tem trong phần mềm chưa đúng với tem thật.

Các bước điều chỉnh kích thước tem trong Bartender:

1. Mở file thiết kế tem nhãn của bạn trong phần mềm Bartender.
2. Vào menu File và chọn Page Setup. Hoặc cách nhanh hơn là bấm đúp chuột vào vùng trắng bất kỳ ngoài con tem trong giao diện thiết kế.
3. Hộp thoại Page Setup sẽ hiện ra. Đây là nơi bạn cần nhập chính xác kích thước của con tem decal bạn đang sử dụng. Chú ý các mục sau:
   • Width (Chiều rộng): Nhập tổng chiều rộng của cuộn tem, bao gồm cả phần lề trắng ở hai bên (nếu có). Đo chính xác nhé!
   • Height (Chiều cao): Nhập tổng chiều cao của một con tem, bao gồm cả khoảng cách giữa các tem (khoảng cách dọc hay còn gọi là Gap/Pitch).
   • Columns (Số cột): Số lượng tem nằm theo chiều ngang trên cùng một hàng giấy. (Ví dụ: tem 1 hàng có 1 tem là 1 cột, tem 2 hàng song song là 2 cột).
   • Rows (Số hàng): Số lượng hàng tem theo chiều dọc (thường để 1 nếu bạn thiết kế cho 1 con tem).
   • Margins (Lề): Điều chỉnh khoảng cách lề trên, dưới, trái, phải của con tem trong khổ giấy tổng. Cái này ít dùng hơn trừ khi bạn có tem đặc biệt hoặc cần căn chỉnh lề trắng.
4. Sau khi nhập chính xác các thông số, nhấn OK.

Lưu ý: Sau khi thay đổi kích thước tem trong Page Setup, nội dung (text, mã vạch, hình ảnh) trên tem có thể bị xê dịch. Bạn cần kiểm tra lại và điều chỉnh vị trí của các đối tượng in ấn sao cho chúng nằm gọn gàng và cân đối trên con tem mới đã được thiết lập kích thước đúng.
Cài đặt kích thước tem trong Bartender để khắc phục lỗi in lệch.

Khắc phục lỗi lệch tem khi chưa cài đặt Driver hoặc in từ PDF

Nếu bạn không dùng Bartender mà in từ các phần mềm khác hoặc file PDF, việc xử lý lỗi lệch tem khi in thường liên quan đến cài đặt driver máy in hoặc tùy chọn in của phần mềm đang dùng.

1. Kiểm tra file in và khổ giấy thật: Đảm bảo file thiết kế hoặc file PDF có kích thước trang khớp với khổ giấy decal bạn đang lắp trong máy. Nếu không khớp, bạn có hai lựa chọn: chỉnh sửa file in cho đúng kích thước tem thật (thường được ưu tiên vì tiết kiệm chi phí) hoặc đổi cuộn tem có kích thước phù hợp với file in.
2. Thiết lập khổ giấy trong Driver máy in: Đây là bước quan trọng để “nói” cho máy in biết kích thước tem thực tế.
   • Vào Control Panel (hoặc tìm kiếm “Control Panel” trên Windows).
   • Chọn View Devices and Printers (hoặc Printers & Scanners tùy phiên bản Windows).
   • Tìm máy in mã vạch bạn đang sử dụng, nhấp chuột phải vào biểu tượng máy in đó.
   • Chọn Printer properties (Thuộc tính máy in) -> Printing Preferences (Tùy chọn in).
   • Trong cửa sổ tùy chọn in, tìm tab hoặc mục liên quan đến Page Setup (Thiết lập trang) hoặc Stock (Giấy in).
   • Thường sẽ có nút New (Tạo mới) hoặc Edit (Chỉnh sửa) để định nghĩa khổ giấy mới. Nhấp vào đó.
   • Một cửa sổ nhỏ hiện ra cho phép bạn nhập thông tin khổ giấy:
     • Name (Tên): Đặt tên dễ nhớ cho khổ giấy này (ví dụ: “Tem 35x22mm”).
     • Type (Loại): Chọn loại giấy đang dùng (thường là Die-Cut Labels cho tem bế sẵn hoặc Continuous cho giấy liên tục).
     • Width (Chiều rộng): Nhập chiều rộng chính xác của cuộn giấy decal.
     • Height (Chiều cao): Nhập chiều cao của một con tem bao gồm cả khoảng cách giữa các tem.
     • Gap/Pitch (Khoảng cách): Một số driver cho phép nhập riêng khoảng cách giữa các tem thay vì tính gộp vào chiều cao. Nhập chính xác giá trị này nếu có tùy chọn.
     • Offsets/Margins (Lề/Phần bù): Nhập lề trên, dưới, trái, phải nếu cần căn chỉnh chi tiết.
   • Nhấn Apply và OK để lưu lại thiết lập khổ giấy mới trong driver. Sau đó, quay lại cửa sổ Printing Preferences và chọn khổ giấy vừa tạo làm mặc định hoặc chọn khi in.
3. Điều chỉnh khi in file PDF: Nếu in từ PDF, sau khi đã thiết lập khổ giấy đúng trong driver, khi mở file PDF và chọn lệnh Print (Ctrl + P):
   • Trong phần Page Handling (Xử lý trang) hoặc tương tự, không chọn các tùy chọn co giãn như Fit (Vừa), Shrink Oversized Pages (Thu nhỏ trang quá khổ).
   • Hãy chọn Actual Size (Kích thước thực) hoặc Custom Scale (Tỉ lệ tùy chỉnh) và nhập 100%.
   • Đảm bảo máy in được chọn đúng là máy in mã vạch của bạn.
   • Nhấn Print (In).

Thực hiện đúng các bước này sẽ giúp máy in “hiểu” đúng kích thước tem, từ đó xử lý lỗi lệch tem khi in file PDF hoặc từ các phần mềm khác không chuyên dụng như Bartender.
Thiết lập khổ giấy trong Driver máy in để xử lý tem nhãn bị lệch.

Lời khuyên hữu ích khi in tem nhãn mã vạch

Để tránh gặp lại tình trạng tem nhãn bị lệch, hãy ghi nhớ vài mẹo nhỏ sau:

• Luôn kiểm tra kỹ việc lắp giấy decal, nẹp giấy và nút chặn giấy mỗi khi thay cuộn mới.
• Đối chiếu kích thước tem thực tế với cài đặt trong phần mềm thiết kế (Bartender…) và trong driver máy in. Đảm bảo chúng khớp nhau “từng milimet”.
• Khi in từ PDF, luôn chọn tùy chọn “Kích thước thực” hoặc “Tỉ lệ 100%” thay vì để phần mềm PDF tự co giãn.
• Sau khi thay đổi bất kỳ cài đặt nào (vật lý hoặc phần mềm), hãy in thử một vài con tem (test print) để kiểm tra kết quả trước khi in số lượng lớn.
• Nếu máy in mã vạch của bạn có chức năng “Calibration” (Hiệu chuẩn) cho giấy, hãy chạy chức năng này sau khi lắp cuộn giấy mới. Chức năng này giúp máy tự động nhận diện khổ giấy và khoảng cách giữa các tem, rất hữu ích để tránh lệch tem.
• Nếu đã thử hết các cách trên mà lỗi vẫn tiếp diễn, có thể máy in đang gặp vấn đề kỹ thuật hoặc driver bị lỗi. Lúc này, bạn nên liên hệ với nhà cung cấp hoặc dịch vụ sửa chữa máy in chuyên nghiệp.

Lời kết

Lỗi lệch tem khi in tuy nhỏ nhưng lại gây khó chịu và lãng phí không ít giấy in mã vạch của bạn. Hy vọng với những nguyên nhân và cách xử lý lỗi lệch tem khi in mà Kho máy in nhãn đã chia sẻ ở trên, bạn có thể tự khắc phục vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Việc in tem nhãn chính xác không chỉ giúp hàng hóa trông chuyên nghiệp hơn mà còn đảm bảo hệ thống quản lý bằng mã vạch hoạt động trơn tru.

Nếu bạn đang tìm kiếm các giải pháp về máy in mã vạch, giấy in tem nhãn decal chất lượng cao hoặc cần tư vấn thêm về các vấn đề liên quan đến mã vạch, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi nhé!

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP MÃ VẠCH BARTECH

Địa chỉ: CT8C Đại Thanh, Tả Thanh Oai, Thanh Trì, Hà Nội

Hotline: 0355 659 353

Email: [email protected]

Fanpage: https://www.facebook.com/temnhan24h.com.vn